Pierwszym obligatoryjnym krokiem jest złożenie Project Idea Form (PIF) – wstępnej koncepcji projektu oraz zawnioskowanie o dostęp do systemu BAMOS+, za pośrednictwem którego składa się wniosek. Termin na złożenie ww. dokumentów to 17 kwietnia 2024 r. Żeby móc złożyć wniosek o BAMOS+, należy mieć już nadany numer projektu. Aby go otrzymać, należy wcześniej złożyć PIF. Na numer czeka się do kilku dni, dlatego zasadnym jest złożenie PIF najpóźniej kilka dni przed w/w terminem.
Wskazano w podręczniku programu Interreg Region Morza Bałtyckiego 2021-2027 (rozdział P.2.), że dofinansowanie udzielane uczelniom wyższym jest z reguły traktowane jako pomoc publiczna. Na etapie składania wniosku o dofinansowanie zalecamy zawnioskować o kontrolę wiarygodności w sprawie niewystępowania pomocy publicznej, ponieważ beneficjenci, którzy od programu Interreg BSR otrzymują pomoc publiczną na podstawie art. 20 GBER, nie mogą otrzymać dodatkowego dofinansowania z żadnych innych źródeł publicznych, w tym z rezerwy celowej budżetu państwa.
organizacje, które mają kompetencje, aby wpływać na wyzwania i są zainteresowane rozwiązaniami
Partnerem w projekcie może być każdy podmiot posiadający osobowość prawną i należący do jednej z określonych w Programie kategorii. Jednak do aktywnego udziału w partnerstwach projektowych Program zachęca szczególnie władze publiczne.