5 lat COP – osiągnięcia i plany na przyszłość

Pani Dyrektor, właśnie mija 5 lat od powstania Centrum Obsługi Projektów – co udało się przez ten czas osiągnąć?

Wiele, choć zawsze chciałoby się więcej. Od momentu powstania obsłużyliśmy prawie 3 tys. wniosków. To przełożyło się na ok. 6 mld zł dofinansowania dla PW. Od początku naszym głównym celem było wsparcie naukowców w ich pracy nad wnioskami projektowymi i realizacją projektów, pozyskanych ze źródeł zewnętrznych. Wprowadzane zmiany związane są też z nowymi zadaniami, przed którymi staje uczelnia: status uczelni badawczej i zmiany w ewaluacji dorobku uczelni.

Co było dla Państwa najtrudniejsze w tym czasie?

Wyzwaniem organizacyjnym była praca podczas pandemii. Szybko dostosowaliśmy się do zmiennych warunków pracy zdalnej i hybrydowej, tak aby obsługa wniosków składanych i projektów realizowanych przez pracowników PW nadal sprawnie przebiegała.

Pandemia zbiegła się w czasie z ewaluacją jakości działalności naukowej. Moduł Projekty w POL-onie 2.0 i System Ewaluacji Dorobku Naukowego zostały późno udostępnione. Do ostatniej chwili pojawiały się nowe interpretacje, do systemów wprowadzano kolejne poprawki… To był bardzo intensywny czas, praca w szybko zmieniających się warunkach… Musieliśmy wprowadzić ręcznie ponad 800 projektów, weryfikować je z wydziałami, modyfikować w związku z nowymi komunikatami OPI, obserwując jednocześnie, jak to przekłada się na punktację w SEDN, w kryterium II efektów finansowych badań naukowych i prac rozwojowych, i reagując na to, na co mieliśmy wpływ…

Na czym koncentrują się obecne Państwa działania?

Dużo pracy wkładamy w poprawę warunków prowadzenia projektów na PW, wypracowanie spójnej obsługi projektów. Naukowcy często żalą się, że zamiast przygotowywać wnioski i prowadzić badania muszą zajmować się biurokracją, do kogo jaki dokument powinni zanieść, z którego pokoju do którego go przenieść…

Obieg dokumentów usprawni wdrożenie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD). Zmapowaliśmy już procesy przygotowania, składania wniosków i realizacji projektów, pracujemy teraz nad ich optymalizacją.

Powstaje sieć lokalnych ośrodków projektowych, LOP-ów, tak żeby naukowcy mieli wsparcie już na poziomie własnej jednostki. W tej koncepcji COP będzie pełnił rolę moderatora procesu wsparcia projektowego. Pierwsze LOP-y już powstały: jeden na Wydziale Fizyki, a drugi LOP Południowy obejmuje Wydział Mechatroniki, Wydział Samochodów i Maszyn Roboczych oraz Wydział Mechaniczny Technologiczny. W niedalekiej przyszłości prawdopodobnie powstaną też i inne LOP-y na innych wydziałach.

Pracujemy nad poprawą komunikacji COP z pracownikami PW, przygotowujemy spójne i przejrzyste pakiety informacyjne dla wnioskodawców i kierowników projektów, które pomogą zorientować się w możliwościach pozyskania finansowania na realizację swoich pomysłów, sprawnie przejść przez proces przygotowania wniosku, złożenia aplikacji i rozpocząć realizację projektu. Od początku, także w czasie pandemii, prowadziliśmy szkolenia z pozyskiwania środków, realizacji i rozliczania projektów. Chcemy rozwinąć i tę działalność COP.

Pracujemy też w zespole Regulaminu wynagrodzeń. Efekty jego prac są chyba najbardziej oczekiwane przez naukowców.

Czy oprócz rozwiązań ułatwiających naukowcom prowadzenie badań możemy zrobić coś więcej, aby rozwijać badania na PW?

Oczywiście samo odciążenie naukowca od formalności związanych ze składaniem wniosków i realizacją projektów nie wystarczy, aby zwiększyć liczbę projektów i utrzymać status uczelni badawczej. Ważne jest też zwiększenie liczby dobrze przygotowanych wniosków, które otrzymają dofinansowanie. Chcielibyśmy, aby naukowcy mogli wzajemnie się inspirować i motywować, korzystać z doświadczeń innych.

W Bazie Wiedzy PW (BW PW) udostępniliśmy dane o projektach finansowanych z programów obsługiwanych przez COP. Pracownicy PW mogą sami przejrzeć, jakie projekty są realizowane na uczelni. Planujemy też udostępnić dane o wnioskach. Chcemy to zgrać w czasie z wdrożeniem Bazy Wniosków i Recenzji, repozytorium składanych przez PW wniosków i ich recenzji.

Uczestniczymy też w zespole opracowującym program mentoringu, mechanizm wsparcia w zakresie pozyskiwania i realizacji projektów badawczych.

Te rozwiązania ułatwią pracownikom skorzystanie z doświadczenia i dorobku naukowców PW odnoszących sukcesy w pozyskiwaniu środków na badania. Na przykładach innych można wiele się nauczyć, zainspirować.

Przygotowujemy wkłady do wniosków, stanowiące stały element formularza w niektórych konkursach (np. na temat PW czy prowadzonych badań), tak aby naukowcy mogli skupić się na opisie problemu badawczego i planie jego rozwiązania.

Pomagamy też w zdobyciu pierwszego dla naszej uczelni projektu w ramach prestiżowego konkursu Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych (ERC). Opracowaliśmy zasady i dokumentację konkursu na granty wewnętrzne wspierające naukowców PW w przygotowaniu dobrego wniosku. Obsługujemy go od 2019 r.

Wynika z tego, że podejmują Państwo działania, którymi zajmują się też inne jednostki PW. Z kim Państwo współpracują najbliżej, jak wygląda taka współpraca?

Niektóre obszary naszych działań faktycznie zazębiają się z pracami z innych jednostek.

Najbardziej oczywista wydaje się współpraca z wydziałami i naukowcami, którą wesprze wspomniana już sieć LOP-ów.

Ale współpracujemy też z Biblioteką Główną nad usprawnieniem Bazy Wiedzy. Prace nad modułem Projekty i wdrożenie go pokazały, jak bardzo projekty związane są z innymi działaniami pracowników: publikacjami, patentami itp. Widać to w powiązaniach między modułami. Poza tym, jak się okazało, często mamy też wspólne problemy. Potrzebujemy sprawnej bazy do przygotowania różnych analiz i sprawozdawczości uczelni.

Nawiązaliśmy również współpracę z CZIiTT-em, żeby skuteczniej rozpoznawać potencjał komercyjny projektów i wykorzystywać go, z Biurem Komunikacji i Promocji, aby informacja o osiągnięciach PW i naszej ofercie docierała do jak najszerszego grona.

Żeby dotrzeć z informacją do wszystkich pracowników i doktorantów, korzystamy z systemu mailigowego wdrożonego przez CI. Pomysły integracji BW PW z innymi systemami uczelnianymi też nie urzeczywistnią się bez nich.

Wiele z tych prac toczy się w ramach zespołów realizujących zadania programu Inicjatywa Doskonałości Uczelnia Badawcza, takie jak wspomniane EZD, Baza Wniosków i Recenzji, program mentoringu, czy sieć administracyjnego wsparcia obsługi projektów badawczych na wydziałach.

Czy działalność COP ogranicza się tylko do PW?

Rozwijamy współpracę również z innymi instytucjami na poziomie krajowym, a także międzynarodowym.

W COP funkcjonuje Horyzontalny Punkt Kontaktowy ds. Horyzontu Europa w Makroregionie Polska Centralna. Wraz z Uniwersytetem Łódzkim i Instytutem Podstawowych Problemów Techniki PAN tworzymy zespół specjalistów wspierających uczestnictwo jednostek naukowych, instytucji badawczych, przedsiębiorstw oraz innych podmiotów w programie Horyzont Europa w odniesieniu do jego aspektów przekrojowych i administracyjnych. Organizujemy szkolenia, doradzamy, pomagamy wypełnić wnioski. Jest to okazja do wymiany doświadczeń z innymi uczelniami, co pomaga wypracować dobre praktyki w zakresie obsługi projektów, z czego skorzysta cała PW.

W ramach programu Horyzont 2020 wraz z 6 innymi politechnikami realizujemy projekt „European Universities of Technology Alliance Research and Innovation Action” (ENHANCERIA). Ma on na celu wzmocnienie badawczego i innowacyjnego potencjału uczelni, a jego budżet wynosi 2 mln euro (ok. 300 tys. euro na każdą uczelnię). To właśnie COP koordynuje prace tego wyjątkowego projektu.

W związku z przygotowaniami programów funduszy strukturalnych w nowej perspektywie finansowej UE 2021–2027 opiniujemy propozycje zmian do regulacji i wytycznych dotyczących realizacji projektów współfinansowanych z funduszy strukturalnych oraz kolejne wersje dokumentów na Komitet Monitorujący Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego, tak aby były jak najkorzystniejsze dla uczelni. Pracownik COP został zastępcą członka Komitetu Monitorującego RPO WM.

Jak ocenia Pani ostatnie 5 lat?

Najważniejsze, że udało się ruszyć ze zmianami w wielu obszarach. Zachodzą one w różnym tempie i może nie od razu wszystkie rezultaty naszych działań są widoczne w codziennej pracy pracowników PW. Ale krok po krok realizujemy nasze plany i pomysły, które sięgają dalej niż kolejne 5 lat.