Przewodnik po elektronicznych systemach składania wniosków

♦ System OSF

Adres: https://osf.opi.org.pl

System OSF (Obsługa Strumieni Finansowania) jest narzędziem OPI-PIB (Ośrodka Przetwarzania Informacji), za pośrednictwem którego składane są wnioski do polskich instytucji finansujących badania naukowe i projekty rozwojowe. System ten obsługuje przede wszystkim konkursy i programy organizowane przez:

1. Narodowe Centrum Nauki (NCN)
   finansowanie badań podstawowych (np. konkursy OPUS, PRELUDIUM, SONATA, MAESTRO)
2. Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego (MNiSW)
   programy i przedsięwzięcia wspierające rozwój nauki, uczelni i infrastruktury badawczej (np. Narodowy Program Rozwoju Humanistyki, Społeczna Odpowiedzialność Nauki)
3. Niektóre agencje lub programy międzynarodowe z komponentem krajowym, jeśli są obsługiwane przez NCN/NCBR/MNiSW w ramach OSF (np. ERA-NET COFUND).

Aby korzystać z systemu OSF, niezbędne jest zarejestrowanie się jako redaktor wniosku. Powiązanie profilu z jednostką następuje przy wypełnianiu konkretnego formularza.

Uwaga: System OSF nie sprawdza poprawności danych automatycznie. Redaktor wniosku może użyć funkcjonalności „Sprawdź kompletność”, ale i tak samodzielnie powinien upewnić się, że wszystkie sekcje są uzupełnione, a wprowadzone dane prawidłowe. Przed zablokowaniem wniosku do NCN system nie sprawdza, czy załączono opisy (opis skrócony i szczegółowy lub opis).

Dokumenty generowane w systemie OSF wymagają podpisu Prorektora oraz akceptacji Kwestora. Cała procedura prowadzona jest w systemie EZD, gdzie procedurę rozpoczyna LOP, a następnie COP kontynuuje ją, uzyskując akceptację i podpisy.

Wskazówka: żeby uzyskać pomoc COP przy tworzeniu i składaniu wniosku, należy właściwego pracownika COP dodać jako redaktora pomocniczego.

♦ System LSI NCBR

Adres: https://lsi.ncbr.gov.pl

System LSI NCBR służy do obsługi konkursów finansowanych z funduszy krajowych i unijnych (np. LIDER, INFOSTRATEG, EUREKA). W zależności od konkursu interfejs może się nieznacznie różnić, ale podstawowe zasady działania są wspólne.

Najczęstsze problemy techniczne: komunikaty o błędach przy ładowaniu plików – warto zachować limit wielkości załączników (zazwyczaj do 10 MB).

♦ System Funding & Tenders Portal – Horyzont Europa

Adres: https://ec.europa.eu/info/funding-tenders

Portal Komisji Europejskiej to centralna platforma do wyszukiwania konkursów, składania wniosków i zarządzania projektami w ramach programów takich jak np. Horyzont Europa, DIGITAL, LIFE, EDF.

Najważniejsze funkcje:

• wyszukiwanie aktualnych i planowanych naborów,
• elektroniczne przygotowanie i złożenie wniosku (proposal submission),
• zarządzanie projektem, np. podpisywanie umowy, składanie raportów, uzupełnianie postępu prac i rezultatów, korespondencja z Komisją Europejską,
• nadawanie ról w projekcie i zarządzanie dokumentacją.

Najczęstsze problemy techniczne:

• błędne przypisanie roli w organizacji – należy upewnić się, że osoba składająca wniosek ma status Coordinator Contact lub Participant Contact,
• problemy z działaniem portalu w nieaktualnych przeglądarkach – zalecane jest korzystanie z Chrome lub Firefox.

Wskazówka: wnioski do Horyzontu Europa najlepiej przygotowywać w kilka osób – system umożliwia wspólną edycję przez różnych użytkowników.

Szkolenie „EU Funding & Tenders Portal dla początkujących”

Centrum Obsługi Projektów PW dwa razy w roku organizuje szkolenie pt. „EU Funding & Tenders Portal dla początkujących”.

Szkolenie skierowane jest zarówno do osób, które dotąd nie korzystały z Portalu Funding and Tenders dedykowanego programom zarządzanym przez Komisję Europejską, jak i do osób, które chcą lepiej poznać to narzędzie.  Szkolenie odbywa się w formule on-line, obowiązuje rejestracja. Terminy szkoleń podawane są na stronie COP.

5 zasad bezpiecznego składania wniosków online

1. Nie odkładaj pracy na ostatni dzień. W godzinach zamknięcia naborów systemy często są przeciążone, a opóźnienia mogą uniemożliwić wysyłkę.
2. Zapisuj regularnie postęp przy wypełnieniu wniosku – ostatni zapisany wniosek zostanie wysłany.
3. Sprawdź dostęp i uprawnienia. Upewnij się, że masz powiązanie z jednostką i odpowiednią rolę użytkownika.
4. Przechowuj kopie robocze. Regularnie zapisuj wersje robocze i eksportuj pliki PDF – ułatwi to odzyskanie danych w razie awarii. Niektóre systemy, np. OSF, mają konkretny limit czasowy, po którym użytkownik zostaje automatycznie wylogowany w przypadku braku aktywności.
5. Używaj aktualnych przeglądarek. Systemy NCN, NCBR i KE najlepiej działają w Chrome lub Edge w najnowszej wersji.

Wsparcie COP PW

Skontaktuj się z COP PW wcześniej. Centrum Obsługi Projektów PW oferuje pomoc w zakresie:

• rejestracji użytkowników w systemach,
• weryfikacji poprawności danych jednostki,
• interpretacji wymogów formalnych,
• przygotowania i wysyłki wniosków,
• wskazania ścieżki postępowania w przypadku problemów technicznych.

W razie wątpliwości lub trudności technicznych można się kontaktować z zespołem COP PW.