System EZD - obieg dokumentów w konkursach procedowanych przez COP

1. Kierownicy projektów przekazują niezbędne dokumenty do LOP-u, który inicjuje proces w EZD, gromadzi całość akt sprawy oraz zapewnia we współpracy z COP prawidłowy obieg dokumentów na każdym etapie realizacji projektu. Listę osób obsługujących EZD w jednostkach można znaleźć między innymi przy każdym konkursie na stronie COP, w części Dokumenty niezbędne przy składaniu wniosku, tuż pod checklistą (rys. poniżej).
2. Zaktualizowane checklisty dla kierowników projektów – wykaz dokumentów niezbędnych przy składaniu wniosków – zawierają informację, w jakiej formie kierownik projektu powinien dostarczyć dokumenty do LOP-u w celu uzyskania wymaganych akceptacji i podpisów w EZD. Są one przygotowywane dla każdego konkursu, o którym informujemy na stronie COP.
3. „Instrukcja czynności w EZD dla pracowników jednostek aplikujących i realizujących projekty w ramach konkursów obsługiwanych przez COP” wyjaśnia pracownikom LOP-ów, jak krok po kroku w systemie EZD przygotować dokumenty otrzymane od kierownika projektu zgodnie z checklistą, jak przekazać je do COP w celu uzyskania akceptacji i podpisów władz uczelni i odebrać dokumenty gotowe do złożenia w konkursie. Instrukcję tę należy stosować w każdym procesie związanym z projektem: od wnioskowania, poprzez podpisanie umowy, realizację projektów, raportowanie, aż po raport końcowy.
4. „Wzór opisu i obiegu dokumentów w EZD w celu uzyskania akceptacji i podpisów władz uczelni na etapie składania wniosku”, w której pracownicy LOP-ów znajdą konkretne podpowiedzi dla poszczególnych konkursów, według jakiego schematu nazwać koszulkę, dokumenty, w jakiej formie je załączyć oraz kogo, w jakiej kolejności i z jaką dekretacją uwzględnić w szablonie obiegu. 

Wszystkie te materiały znajdują się w formularzach poszczególnych konkursów na stronie COP, w części Dokumenty niezbędne przy składaniu wniosku (rys. poniżej), oraz w SharePoincie COP.