Nowe zasady obsługi projektów finansowanych ze środków krajowych na PW

Zarządzenie obejmuje projekty finansowane m.in. przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego, Narodowe Centrum Badań i Rozwoju (z wyłączeniem programów międzynarodowych), Narodowe Centrum Nauki oraz inne instytucje krajowe.

Kluczowe zasady:

• Jednolity obieg dokumentów w EZD
  Wersje ostateczne dokumentów projektowych procedowane są za pośrednictwem systemu EZD. Nawet w przypadku podpisu papierowego wszystkie akceptacje wewnętrzne muszą być przeprowadzone w systemie.
• Rola DPK COP
  Centrum Obsługi Projektów – Dział Projektów Krajowych (DPK COP) odpowiada za koordynację spraw związanych z projektami, w tym weryfikację wniosków i umów pod kątem formalnym.
• Terminy składania dokumentów
  Wnioski oraz umowy należy przekazywać do DPK COP co najmniej 5 dni roboczych przed terminem określonym przez instytucję finansującą lub planowanym terminem podpisania.
• Elektroniczne podpisy
  Wnioski, umowy o finansowanie oraz inne dokumenty podpisuje właściwy prorektor kwalifikowanym podpisem elektronicznym po uzyskaniu wymaganych akceptacji w EZD.
• Zadania kierownika projektu
  Kierownik projektu (lub osoba odpowiedzialna za realizację projektu w PW) odpowiada m.in. za przygotowanie wniosku, realizację projektu zgodnie z umową, prowadzenie dokumentacji, monitorowanie postępów oraz terminowe raportowanie.
• Projekty konsorcjalne i współpraca jednostek
  W przypadku projektów realizowanych przez więcej niż jedną jednostkę PW konieczne jest zawarcie porozumienia określającego m.in. jednostkę wiodącą, zakresy zadań i odpowiedzialności. Szczegółowe procedury dotyczą również zawierania umów konsorcjum.
• Dodatkowe wymogi dla projektów w obszarze obronności
  Zespoły planujące złożenie wniosków do NCBR w tym obszarze mają obowiązek poinformowania prorektora ds. rozwoju przed ich złożeniem.
• Obsługa korespondencji
  Komunikacja z instytucjami finansującymi odbywa się elektronicznie – za pośrednictwem ePUAP (do czasu jego wygaszenia) oraz systemu e-Doręczeń.

Nowe zarządzenie zastępuje dotychczasowe przepisy z 2019 r. i obowiązuje od dnia podpisania.

Szczegółowe informacje, wzory dokumentów oraz instrukcje dotyczące obsługi procesów w systemie EZD dostępne są na stronie COP.

Pełna treść zarządzenia dostępna jest w BIP-ie.